Trappevask-aftalen: udbud og sammenligning

Trappevask er ofte den første opgave, en boligforening lægger ud til et firma, og samtidig den, bestyrelsen bruger mindst tid på at beskrive. Resultatet er tilbud, der ikke kan sammenlignes, fordi hver leverandør har gættet på et lidt forskelligt omfang, og en aftale, der aldrig for alvor bliver holdt op mod, hvad der reelt blev lovet.

Denne guide gennemgår, hvordan I beskriver opgaven præcist nok til at indhente sammenlignelige tilbud, hvad en god trappevaskaftale skal indeholde, og hvordan I følger op på kvaliteten, når aftalen er indgået. Trappevask er en delydelse under ejendomsservice, og den kan udbydes både som en selvstændig aftale og som en del af en bredere driftsaftale, se afsnittet om det sidst i guiden.

Beskriv opgaven, før I beder om tilbud

Et trappevasktilbud kan kun være så præcist som den opgave, det bygger på. Skriv en kort opgavebeskrivelse, før I kontakter nogen leverandør, så alle byder på det samme.

• Antal opgange og etager, samt om der er elevator
• Fællesarealer ud over selve trappen: kælder- og loftsgange, cykelkælder, postkasseanlæg
• Ønsket frekvens: ugentligt, hver 14. dag eller efter sæson
• Overflader og materialer: klinker, linoleum, træ eller marmor kan kræve forskellig behandling
• Adgangsforhold: nøgle, kode eller fast mødetidspunkt med en beboer
• Særlige forhold: husdyr i opgangen, meget barnevognstrafik eller en indgang, der bruges som gennemgang til gården

Det skal en god trappevaskaftale indeholde

Når tilbuddene begynder at komme ind, er det disse punkter, der afgør, om I reelt kan sammenligne dem, og om aftalen holder i praksis.

• Præcis frekvens for hver opgang, ikke kun 'trappevask efter behov'
• Hvad der er inkluderet: gulve, trapper, gelændere, dørhåndtag, postkasser, vinduer i opgangen
• Fast pris pr. gang eller pr. måned, og hvad der udløser et tillæg
• Hvilke materialer og hvilken kemi der bruges, særligt ved sarte overflader
• Adgang: hvordan leverandøren kommer ind, og hvem der har ansvaret for nøgler eller koder
• Fast kontaktperson og forventet svartid ved fejl eller reklamationer
• Dokumentation: kvitteringsliste i opgangen eller digital log
• Opsigelsesvarsel for begge parter

Sammenlign tilbud på ens grundlag

Stil tilbuddene op i samme skema, så bestyrelsen kan sammenligne på indhold og ikke kun på bundlinjen.

Frekvens og serviceniveau

Frekvensen bør følge sliddet i opgangen, ikke en fast skabelon. Se trappevask for en gennemgang af typiske frekvenser efter ejendomstype. Ud over frekvensen bør I også tage stilling til serviceniveauet: Basisniveauet dækker gulvvask og fejning, et udvidet niveau lægger typisk aftørring af gelændere, paneler og postkasser oveni, og et fuldt niveau kan inkludere periodisk vinduespudsning i opgangen.

Bed altid leverandøren beskrive niveauerne i tilbuddet med konkrete ord frem for et enkelt tal, så I ved præcis, hvad forskellen i pris dækker over. En lavere pris, der reelt betyder færre elementer i hver vask, er ikke en besparelse, det er en anden og mindre opgave, end den I bad om tilbud på. Vælger I at hæve frekvensen om vinteren, hvor sne, salt og fugt trækker mere snavs med ind i opgangen, bør det stå udtrykkeligt i aftalen, så det ikke bliver en glemt detalje, når kontrakten skal fornyes.

Opsigelse og kvalitetsopfølgning

Et rimeligt opsigelsesvarsel for en trappevaskaftale ligger typisk på en til tre måneder til udgangen af en måned. Vær opmærksom på vilkår om automatisk forlængelse, hvor aftalen fortsætter et helt år ad gangen, hvis den ikke opsiges inden en bestemt dato.

Kvalitetsopfølgning behøver ikke være tung. Lav en fast stikprøve et par gange om året, hvor et bestyrelsesmedlem går opgangene igennem sammen med kvitteringslisten, og saml eventuelle beboerklager ét sted, så mønstre bliver synlige, før de bliver et problem. Leverer firmaet konsekvent under det aftalte niveau, er dokumenterede afvigelser jeres bedste grundlag for en reklamation. Selve processen for at vælge eller genforhandle en leverandør er beskrevet i guiden leverandørvalg.

Vejledende priser

Prisen for trappevask ligger vejledende på 150-350 kr. pr. opgang pr. gang. Spændet afhænger af antal etager, overflader, adgangsforhold og frekvens: Hyppigere vask giver typisk en lavere pris pr. gang, fordi opgangen er mindre snavset hver gang. Brug tallet som en indledende målestok, ikke en facitliste, og se den fulde prisgennemgang med flere eksempler i guiden hvad koster trappevask.

Vil I regne på jeres egen ejendom, kan I bruge prisberegneren under Værktøjer, der omsætter antal opgange og valgt serviceniveau til et vejledende prisniveau, før tilbuddene kommer ind.

Selvstændig aftale eller del af en samlet driftsaftale

Nogle foreninger vælger bevidst at holde trappevasken adskilt fra den øvrige drift, fordi opgaven er let at afgrænse, og fordi det gør det enkelt at skifte leverandør, hvis kvaliteten svigter, uden at røre resten af driften. Andre lægger trappevasken ind i en samlet ejendomsserviceaftale sammen med viceværtopgaver, snerydning og grønne arealer, ofte med en samlerabat til følge.

Der er ikke ét rigtigt svar. En selvstændig trappevaskaftale giver den skarpeste pris pr. opgave og den nemmeste udskiftning, mens en samlet aftale giver én kontaktperson og typisk en lavere samlet pris, men gør foreningen mere afhængig af én leverandør. Overvejer I at samle flere opgaver hos samme firma, kan I læse mere om afvejningen og de vejledende priser på de øvrige delydelser i guiden om ejendomsservice.

Uanset hvad I vælger, bør beslutningen tages bevidst og stå i referatet, så et fremtidigt bestyrelsesmedlem kan se, hvorfor aftalen ser ud, som den gør, og ikke bare arver en ordning uden at kende begrundelsen.