Bestyrelsens ansvar og hæftelse i boligforeningen

Spørgsmålet dukker op i næsten alle boligforeninger, når der skal vælges ny bestyrelse: kan jeg komme til at hænge på regningen, hvis noget går galt? Det korte svar er beroligende. Almindeligt bestyrelsesarbejde, udført i god tro og med sund fornuft, udløser som udgangspunkt ikke personligt ansvar. Foreningen er en selvstændig juridisk enhed, og det er foreningen, ikke det enkelte medlem, der hæfter for foreningens aftaler og gæld.

Men udgangspunktet har undtagelser, og det er dem, denne guide handler om. Vi gennemgår, hvad bestyrelsen faktisk har ansvar for, hvornår et personligt ansvar kan blive aktuelt, hvilke situationer der erfaringsmæssigt er risikable, og hvordan en bestyrelsesansvarsforsikring og nogle få gode vaner beskytter jer. Grundbegreberne er foldet ud i leksikonopslaget om bestyrelsens ansvar, som denne guide bygger videre på.

Det har bestyrelsen ansvar for

Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse. Den skal føre generalforsamlingens beslutninger ud i livet, forvalte foreningens økonomi og ejendom forsvarligt og holde sig inden for vedtægterne. I praksis betyder det et løbende ansvar for en række faste opgaver:

• Økonomi: budget, regnskab, opkrævninger og betaling af regninger, ofte i samarbejde med en administrator
• Ejendommens tilstand: vedligeholdelse, vedligeholdelsesplan og akutte skader
• Aftaler: kontrakter med håndværkere, forsikringsselskab, vicevært og andre leverandører
• Medlemsforhold: overdragelser, ventelister, klager og håndhævelse af husordenen
• Formalia: indkaldelse til generalforsamling, referater og opbevaring af foreningens dokumenter

Ansvaret er kollektivt i den forstand, at bestyrelsen træffer beslutninger som organ. Men et eventuelt erstatningsansvar er individuelt: det bedømmes for hvert enkelt medlem, ud fra hvad netop dette medlem vidste, gjorde eller undlod at gøre.

Hvornår kan et personligt ansvar opstå

Bestyrelsesansvar bedømmes efter dansk rets almindelige erstatningsregel, det såkaldte culpa-princip. Meget forenklet skal tre ting være opfyldt, før et bestyrelsesmedlem kan mødes med et krav: der skal være begået en fejl eller forsømmelse, som en fornuftig bestyrelse ikke ville have begået, foreningen eller tredjemand skal have lidt et økonomisk tab, og tabet skal skyldes fejlen.

Det afgørende ord er forsømmelse. Domstolene anerkender, at frivillige bestyrelser skal kunne træffe beslutninger under usikkerhed, og at en beslutning godt kan vise sig at være dyr uden at være ansvarspådragende. Traf I beslutningen i god tro, på et oplyst grundlag og inden for jeres mandat, er I som udgangspunkt ikke ansvarlige, selv om resultatet blev dårligt. Ansvar bliver typisk først aktuelt ved grov forsømmelse: hvis bestyrelsen ignorerer åbenlyse advarsler, handler klart uden for sit mandat eller lader stå til, hvor enhver kunne se, at der skulle handles.

Det er også værd at vide, hvem der overhovedet kan rejse et krav. I praksis kommer krav fra tre kanter: fra foreningen selv, typisk efter et bestyrelsesskifte, hvor den nye bestyrelse opdager et tab, fra et enkelt medlem, der mener sig påført et særskilt tab, eller fra tredjemand, for eksempel en håndværker eller en køber. Generalforsamlingens godkendelse af regnskabet og beretningen betyder ikke automatisk, at bestyrelsen er fritaget for ansvar; det gælder som udgangspunkt kun forhold, som medlemmerne faktisk var oplyst om.

Typiske risikosituationer

Langt de fleste sager om bestyrelsesansvar handler ikke om ond vilje, men om situationer, hvor bestyrelsen kom for langt ud over sin kompetence eller undlod at reagere. Tabellen viser de situationer, der erfaringsmæssigt giver problemer, og hvad der beskytter jer i hver af dem.

Bestyrelsesansvarsforsikring: jeres sikkerhedsnet

En bestyrelsesansvarsforsikring dækker typisk det formuetab, foreningen eller tredjemand lider, hvis et bestyrelsesmedlem begår en ansvarspådragende fejl. Den dækker derimod ikke forsætlige handlinger, og den fritager ikke bestyrelsen for at arbejde ordentligt. Tænk på den som en airbag, ikke som en tilladelse til at køre over for rødt.

Forsikringen tegnes af foreningen og koster typisk et beskedent årligt beløb sammenlignet med foreningens øvrige forsikringer. Mange ejendomsforsikringer kan udvides med dækningen, så tjek først, hvad I allerede har, før I tegner noget nyt. Spørg samtidig til dækningssum, selvrisiko og om forsikringen dækker tidligere bestyrelsesmedlemmer, da krav ofte rejses efter et bestyrelsesskifte.

Overvej også en retshjælpsdækning som supplement. Selv en sag, bestyrelsen vinder, koster tid og advokatomkostninger, og en retshjælpsdækning tager typisk en del af den regning. Bed jeres forsikringsmægler eller administrator om et samlet overblik over foreningens dækninger en gang om året, og få svaret på skrift, så også forsikringsgennemgangen er dokumenteret.

Gode vaner der beskytter jer

Det bedste værn mod ansvarssager er hverken jura eller forsikring, men arbejdsvaner, der dokumenterer, at I handlede fornuftigt. Brug tjeklisten som en årlig selvkontrol i bestyrelsen:

• Skriv referat af alle bestyrelsesmøder, og notér hvem der stemte for og imod ved svære beslutninger
• Hold jer inden for mandatet: er I i tvivl, om en sag kræver generalforsamling, så læs vedtægterne eller spørg jeres administrator
• Indhent altid mindst to tilbud og gerne fagligt tilsyn ved større arbejder
• Følg op på økonomien mindst kvartalsvis, og reagér skriftligt på restancer
• Notér inhabilitet i referatet, og lad det inhabile medlem forlade behandlingen af punktet
• Gennemgå foreningens forsikringer en gang om året, herunder bestyrelsesansvarsforsikringen
• Sørg for ordentlig overlevering til nye bestyrelsesmedlemmer med adgang til referater, aftaler og planer

En fast mødestruktur gør vanerne lettere at holde. I kan hente en skabelon til bestyrelsesreferat og en dagsordenskabelon under Skabeloner, så dokumentationen ikke afhænger af den enkelte formands systematik.

Hvis skaden er sket

Opdager I en fejl med mulige økonomiske konsekvenser, er rækkefølgen vigtig: stands skaden, dokumentér forløbet, orientér jeres forsikringsselskab hurtigt, og søg rådgivning, før I kommunikerer bredt til medlemmerne. De fleste sager løses uden retssag, og en bestyrelse, der åbent lægger forløbet frem, står næsten altid bedre end en, der tier. Husk også, at generalforsamlingen kan vælge at se bort fra mindre fejl: det er i sidste ende medlemmerne, der beslutter, om et krav skal forfølges.

Og så det store perspektiv til sidst. Frygten for ansvar afholder nogle medlemmer fra overhovedet at stille op til bestyrelsen, og det er en skam, for frygten er som regel ude af proportioner med den reelle risiko. Med referater, forsikring og almindelig omhu er bestyrelsesarbejde ikke et privatøkonomisk vovestykke, men et stykke foreningsarbejde med et ansvar, der kan bæres. Kæmper jeres forening med at besætte posterne, har vi skrevet en særskilt guide om, hvad I kan gøre, når ingen vil i bestyrelsen.