Referat
Af Birk Hansen1 min. læsningFaktatjekket af redaktionen
Et referat er den skriftlige dokumentation af et mødes beslutninger, og i boligforeninger er beslutningsreferatet standarden, som dirigenten og typisk formanden underskriver efter generalforsamlingen.
Referatet er foreningens hukommelse. Det dokumenterer, hvad generalforsamlingen og bestyrelsen har besluttet, og det er ofte det dokument, en køber, en bank eller en advokat beder om, når en bolig i foreningen skal handles eller belånes.
Et referat behøver ikke være langt. Det skal være præcist: hvad blev besluttet, med hvilket stemmetal, og hvem følger op. Uklare referater skaber flere konflikter, end de løser.
Beslutningsreferat eller diskussionsreferat
| Type | Indhold | Egnet til |
|---|---|---|
| Beslutningsreferat | Kun beslutninger, stemmetal og ansvarlige | Standarden i boligforeninger, både til generalforsamling og bestyrelsesmøder |
| Diskussionsreferat | Gengiver også debattens hovedsynspunkter | Konfliktfyldte sager, hvor mindretallets synspunkter bør fremgå |
Godkendelse og underskrift
Generalforsamlingens referat godkendes og underskrives typisk af dirigenten, i ejerforeninger efter normalvedtægten sammen med bestyrelsens formand. Referater fra bestyrelsesmøder godkendes normalt som første punkt på det næste møde. Underskriften gør referatet til foreningens officielle dokumentation for, hvad der blev besluttet.
Opbevaring og deling
- Send referatet til alle medlemmer inden for en rimelig frist; efter normalvedtægten for ejerforeninger senest 4 uger efter mødet
- Opbevar alle referater samlet og sikkert, gerne digitalt med kopi, så historikken ikke forsvinder med et bestyrelsesskifte
- Hav de seneste års generalforsamlingsreferater klar til udlevering ved salg af boliger i foreningen
- Udelad personfølsomme oplysninger, for eksempel navne i sager om restancer, i den version der deles bredt
Se hvordan I skriver et referat, der holder, i vores referat-guide, og hent en færdig referatskabelon under Skabeloner.
Ofte stillede spørgsmål
Hvem skal underskrive referatet fra generalforsamlingen?
Typisk dirigenten. I ejerforeninger efter normalvedtægten underskriver dirigenten og bestyrelsens formand sammen.
Hvornår skal referatet sendes ud til medlemmerne?
Inden for vedtægternes frist. Efter normalvedtægten for ejerforeninger skal det være tilgængeligt senest 4 uger efter generalforsamlingen.
Skal et referat gengive hele debatten?
Nej. Et beslutningsreferat med beslutninger, stemmetal og ansvarlige er standarden. Debattens synspunkter medtages kun, hvis foreningen ønsker det.
Hvor længe skal man gemme referater?
Der er ikke en fast lovregel for foreningens referater, men gem dem permanent. De dokumenterer beslutninger, som kan få betydning mange år senere.